Как внедрять 1С:ЕРП и работать: в чем риски одновременной работы и параллельного внедрения ЕРП

Переход на современное программное обеспечение 1С:ЕРП для любой производственной организации является сложной задачей, которую невозможно выполнить без привлечения сертифицированных специалистов компании-подрядчика. Все работы необходимо проводить с полным вовлечением руководства и персонала предприятия, в противном случае риски внедрения ЕРП реализуются, результат может оказаться непредсказуемым. 

Сложности перехода на 1С:ERP в организации

Каждый проект внедрения системы предполагает детально разработанный план, определение целей и этапов работ, должен укладываться в установленный бюджет и сроки. Управление процессом внедрения ведется на постоянной основе, что позволяет минимизировать риски и оперативно решать возникающие проблемы. Сложности, которые потенциально могут привести к недостижению целей, делятся на четыре группы.

Риски внедрения, связанные с недостоверной оценкой имеющихся ресурсов

Каждый руководитель предприятия, принимающий решение о необходимости перехода на 1С:ERP, должен оценить имеющиеся в компании ресурсы. Важно четкое понимание, чего не хватает для качественного перехода на работу в новой системе в существующих условиях. Проблемы оценки могут быть следующими:

в подразделениях, необходимость автоматизации которых очевидна, отсутствует или недостаточно развита ИТ-инфраструктура. Увеличение мощностей до нужных показателей является обязательным условием внедрения 1С:ERP, в противном случае планам грозит полный провал;

требуется оценить количество и уровень компетенций ИТ-специалистов, привлекаемых к внедрению 1С:ЕРП. Если инженеры компании-заказчика не в состоянии выполнить весь объем работ по администрированию, предоставлению доступа, можно привлечь специалистов на аутсорсинг или расширить собственный штат;

для бизнеса критически важно наличие единой методологии работы для автоматизируемых подразделений. Руководство должно четко понимать текущее и планируемое состояние процессов. Желательно наличие регламентирующих такой подход документов;

еще одной проблемой может стать несоответствие текущих на предприятии процессов подходам, предоставляемым системой 1С:ERP. Для соблюдения графика перехода и выполнения поставленных задач на начальном этапе проекта требуется адаптация и текущих бизнес-процессов под возможности системы и внедрение доработок в конфигурацию ЕРП.

Устранение рисков, связанных с недостатком ресурсов организации, уменьшит продолжительность внедрения 1С:ERP, поможет реализовать проект в рамках установленных сроков и бюджета.

Риски внедрения, вызванные ошибками в планировании

Переход на 1С:ЕРП по длительности выйдет за установленные рамки, возможно потребуется увеличение расходов на внедрение, если не удастся избежать ошибок в планировании. Основными рисками являются:

передача на самостоятельное выполнение сотрудникам заказчика части работ. Если по каким-то причинам задачи не отработаны или выполнены с нарушением сроков, завершение проекта откладывается. В таких ситуациях желательно передавать заказчику работы, не оказывающие влияния на задачи проекта;

планируемый на предприятии реинжиниринг процессов в ходе внедрения 1С:ERP также может сказаться негативно на достижении целей. Лучше всего начинать внедрение после завершения всех внутренних проектов;

необходимо неукоснительно соблюдать сроки платежей в адрес подрядчика и заинтересованных контрагентов. В противном случае нарушаются сроки выполнения работ и реализации всего проекта.

Заранее выполнить планирование и не отклоняться от установленных сроков работ жизненно важно для внедрения ЕРП. Ошибки планирования активируют риски выхода проекта сверх установленных временных рамок и бюджета.

Риски внедрения, связанные с изменениями в требованиях к системе

Устранение рисков, связанных неверной оценкой ресурсов и ошибками в планировании, помогает добиться реализации проекта внедрения. При этом также требуется избежать изменений требований заказчика к конечным результатам внедрения.

Одним из актуальных рисков является появление дополнительных требований перед запуском системы в эксплуатацию, когда все основные работы проведены, конфигурация доработана и настроена. Любые внесенные изменения делают необходимым откат назад с целью внесения доработок.

Если изменения требуются на стадии промышленной эксплуатации, возникает риск нарушения функционала системы в целом. Оптимальный вариант – доработка 1С:ERP вне рамок проекта по отдельному техническому заданию. Если подрядчику не удается настоять на таком подходе, риск срыва срока проекта является возможным и предсказуемым.

Риски внедрения, возникающие по причине низкой производительности специалистов

Важное значение для успешного внедрения 1С:ERP имеет слаженная и грамотная работа специалистов, как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика услуги. При этом могут возникать следующие проблемы:

передача запрашиваемой информации затягивается, согласование необходимых документов занимает много времени. Полученные решения не позволяют упростить и ускорить работу;

для эффективной автоматизации необходимо получать информацию, например, описание бизнес-процессов, максимально детально. Неполное или недостоверное предоставление данных является большой проблемой;

если сотрудники, выделенные для участия в проекте внедрения ЕРП, не обладают достаточным запасом времени, эффективность внедрения будет снижаться. Требуется освободить персонал от рутинных задач и обеспечить необходимым инструментарием;

еще одной проблемой является отсутствие налаженных коммуникаций между представителями заказчика и подрядчика, что негативно сказывается на успешности реализации проекта.

Все указанные риски являются потенциально опасными для проектов перехода на 1С:ЕРП. Необходимо до начала внедрения согласовать все основные моменты между заказчиком и подрядчиком, выделить ресурсы, наладить взаимодействие и действовать четко по согласованному плану.

Какие сложности влечет за собой реализация рисков внедрения

Комплексная автоматизация производственного предприятия путем перехода на 1С:ERP представляет собой сложный и ответственный процесс. При реализации любого из вышеуказанных рисков негативные последствия могут быть следующими:

• на выходе проекта планируемые затраты могут быть существенно превышены. При внесении разнообразных доработок и изменений, передаче определенных функций сторонним организациям или на аутсорсинг, бюджет существенно увеличивается;
• одной из основных сложностей является увеличение сроков реализации проекта вследствие продолжительности согласований, привлечения дополнительных ресурсов. В результате расходы предприятия еще более увеличиваются;
• самым негативным сценарием является остановка проекта из-за невозможности его реализации в связи с возникающими рисками и проблемами.

Планомерная и грамотная работа с потенциально возможными рисками позволит полностью устранить проблемы или существенно снизить их степень влияния. Для заказчика и исполнителя такой подход дает возможность реализовать проект в установленные сроки, с соблюдением бюджета и внедрить систему с согласованным функционалом.

Внедрение 1С:ERP путем выбора надежного и ответственного подрядчика

Если на предприятии запланирована статья расходов на комплексную автоматизацию и внедрение 1С:ЕРП, необходимо ответственно подходить к выбору подрядчика. Если исполнитель обладает большим опытом работы, квалифицированными специалистами, это позволит минимизировать вероятность возникновения рисков.

При выборе подрядчика следует обращать внимание на следующие моменты:

организация, заявляющая о своих компетенциях, должна иметь соответствующий опыт и предоставить информацию об успешно реализованных проектах. Группа компаний «ЭтикетСервис» в полной мере соответствует данному критерию;

обязательно наличие сертификации 1С. Если подрядчик имеет статус «Центр компетенций по ЕРП-решениям», это говорит о высокой компетенции сотрудников в данной сфере;

желательно сотрудничать с организациями, предлагающими индивидуальный подход. Подготовка и реализация плана внедрения с учетом особенностей организации позволяет добиться поставленных задач максимально эффективно;

при выборе партнера необходимо запросить подтверждение компетенций сотрудников. Наличие сертификатов 1С говорит о способности подрядчика выполнить работы и реализовать проект в срок;

качественный и проверенный партнер практически всегда осуществляет поддержку системы после внедрения. Этот момент необходимо оговаривать и согласовывать заранее;

оценить опыт и практику реализации ЕРП-проектов можно по предоставленному подрядчиком портфолио. Желательно проверить соответствие полученных результатов заявленным целям;

также важным является проверка наличия реализованных проектов именно в той отрасли, в которой работает заказчик услуги. Это поможет избежать проблем в дальнейшем.

Существующие риски одновременной работы и внедрения ЕРП-системы можно прогнозировать, устранять и минимизировать последствия. Грамотный выбор подрядчика, детальное планирование и соблюдение этапов работ дает возможность завершить проект в точно установленные сроки без превышения бюджета.

Подружись с нами в соцсетях 🙂

И узнай больше о жизни компании, наших проектах и корпоративной жизни.