Закупки в 1С:ERP Управление предприятием

Автоматизация текущей деятельности предприятия осуществляется с помощью внедрения и перехода на эксплуатацию современного программного обеспечения. Для приобретения различных товарно-материальных ценностей, например, сырья, инструментов, комплектующих, используется планирование закупок ERP-системой. Доступный функционал позволяет оптимизировать процессы заказа, покупки, продажи и учета различных товаров в организации. Новая система существенно сокращает временные интервалы, необходимые персоналу для оформления документов и формирования отчетов.

Возможности подсистемы «Закупки»

Сформированный на предприятии план закупок 1С:ERP позволяет осуществлять управление производством максимально эффективно, сократить простои, снизить сроки нахождения ТМЦ без использования на складе. Внедрение подсистемы закупок в ERP дает организации следующие возможности:

работа с поставщиками становится более стандартизованной и контролируемой. Имеются возможности для регистрации условий сотрудничества и отслеживания метрик выполнения договоренностей;

ответственные сотрудники компании могут планировать и своевременно отображать в системе закупки продукции от всех поставщиков;

сроки поставки материалов, сырья, других материальных ценностей контролируются на всех этапах выполнения контракта;

в модуле 1С:ERP планирование закупок имеются инструменты для анализа причин отклонения, а также выявленных сбоев в поставках;

программа позволяет вести взаиморасчеты с контрагентами с минимальными трудозатратами и без ошибок;

расходование денежных средств, соблюдение сроков расчетов с контрагентами также является преимуществом использования нового решения от 1С.

Настройка подсистемы осуществляется на этапе внедрения. Для каждой организации конфигурирование ведется индивидуально в зависимости от предъявляемых требований и особенностей работы компании.

Подробнее об этапах и внедрении 1С:ERP >>>

Особенности планирования закупок в 1С

Планировать закупки ТМЦ должна каждая организация вне зависимости от формы деятельности. При внедрении системы 1С:ERP подобная работа осуществляется на трех этапах. В подсистеме «Бюджетирование» ведется долгосрочное планирование. Среднесрочные и краткосрочные планы строятся в подсистеме «Планирование» и с помощью документов «Заказы поставщикам» соответственно. 

Оформляя заявку на закупку в 1С:ERP, необходимо понимать, что указанные выше подсистемы и документы тесно связаны между собой. Подобный функционал дает возможность при планировании потребности автоматически заполнять бюджеты необходимой информацией.

При организации поставок имеется возможность настройки планирования в автоматическом режиме. При этом ведется учет остатков товаров по количеству, номенклатуре и в сумме. Ответственные пользователи могут в любой момент времени проверить остатки продукции и материалов на складах. Для этого предусмотрены специальные отчетные формы.

Инструмент «Скользящее планирование» дает возможность вносить корректировки после обработки и анализа входных данных. В результате имеющиеся планы заменяются новыми с сохранением истории внесенных изменений. С помощью помощника планирования можно формировать планы вручную, при необходимости пересчитывать их, оценивать корректность и сбалансированность.

Как проходит подготовка к закупкам

Планирование является первым и основным этапом, в ходе выполнения которого формируются основные документы в 1С:ERP по закупкам. Подсистема «Обеспечение потребностями» также является важной при использовании системы, так как помогает пользователям создавать заявки в автоматическом режиме. Основными настройками являются: 

• с помощью конфигурационных окон «Схемы обеспечения» и «Способы обеспечения» производится настройка источников поступления ТМЦ, если имеется их дефицит для производственной деятельности;
• выполняется конфигурирование неснижаемого остатка товарно-материальных ценностей. Обязательно указываются источник получения, способ обеспечения и другие обязательные параметры.

Подсистемы планирования и обеспечения потребностей функционируют в двух режимах: совместно или параллельно. Первый вариант является более предпочтительным, так как позволяет более точно и безошибочно учитывать потребности организации в закупке товарно-материальных ценностей. 

Подготовку заявок на поставку ТМЦ можно вести в двух режимах. Формирование заказов по потребностям и плану дает возможность учитывать имеющиеся на складах запасы, отслеживать перемещение имущества и материалов, подготавливать и изучать аналитику.

При формировании заявок на поставку в договорах и справочниках указываются сроки доставки ТМЦ, графики перечисления средств, склад получателя, виды цен. Также для фиксации необходимо указать минимальную сумму заказа и действующие лимиты стоимости. Условия оплаты вносятся в договоры с контрагентами.

Как осуществляются закупки в ERP-системе

После оформления документации и проведения сделок товары поступают на склад покупателя и требуют отражения в системе. Доступный в 1С:ERP функционал позволяет отображать большой объем данных.  В любое время ответственные пользователи могут получить информацию по следующим параметрам: 

• для изучения доступны возвраты от контрагентов, а также совершенные операции ответственного хранения;
• в системе ведется учет неотфактурированных закупок, имеется возможность вести операции с многооборотной тарой;
• все расхождения при получении и оприходовании продукции можно проанализировать, приобретения доступны для корректировки;
• в 1С имеются механизмы для проведения комиссионных закупок, учета операций экспорта и импорта, доступны операции закупки услуг обработки сырья.

Все указанные механизмы проработаны в 1С досконально. Пользователю не приходится тратить много времени для выполнения рутинных операций, связанных с закупками ТМЦ.

Особенности завершения обязательств сторон при проведении закупок

Контроль проведения закупочных процедур в 1С:ERP системах осуществляется комплексно, с использованием доступных разделов. После формирования отчетных ведомостей ответственные пользователи получают следующие данные:

• текущее состояние осуществленных с контрагентами расчетов, в том числе погашения задолженности;
• имеются удобные механизмы отслеживания исполнения условий контрактов, динамика доставок ТМЦ;
• пользователи с соответствующими полномочиями могут видеть уровень цен и динамику их изменения;
• эффективно отслеживается и контролируется состояние выполнения контрактов, а также графиков оплаты и поставки продукции.

Полученные аналитические данные позволяют оценивать движение продукции, а также доступные остатки на складах. Программа автоматизации на базе 1С:ERP затрагивает все этапы закупки товарно-материальных ценностей. Механизмы и инструменты достаточно просты и понятные для использования. Результаты внедрения системы уже в краткосрочной перспективе дают экономический эффект в виде снижения трудозатрат персонала и повышения эффективности работы.

Смотрите видеоурок по теме “Закупки в 1С:ERP"

Подружись с нами в соцсетях 🙂

И узнай больше о жизни компании, наших проектах и корпоративной жизни.