Как перенести остатки в новую базу 1С 8.3

При использовании системы 1С 8.3 периодически возникает потребность в переносе базы данных между конфигурациями. Предприятия и организации, работающие с данным программным обеспечением, могут выполнить необходимые операции самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. На начальном этапе могут возникать сложности. Но, если перенос выполнялся несколько раз, проблем не должно возникнуть.

Особенности переноса остатков в новую базу данных

Вопрос, как перенести остатки в новую базу 1С 8.3, может возникнуть в любой период года. Оптимальный вариант для выполнения операций – после завершения предыдущего года. В этом случае возможность потерять важную информацию минимальная. Бухгалтерия ведет учет эффективно и безошибочно.

Программа 1С 8.3 имеет необходимый функционал для переноса остатков в чистую базу данных. Для этого потребуется последовательное выполнение следующих операций:

в первую очередь особое внимание уделяется подготовке текущей базы данных. Необходимо подсчитать итоги, удалить ненужные объекты и проводки. Оптимальный вариант – проведение переучета по материальным и товарным запасам. Такой подход позволяет исключить ошибки при переносе;

для возможности восстановления данных обязательно проводится резервное копирование текущей конфигурации и базы данных. Если перенос окончился неудачей, имеется возможность вернуться в старую версию и сохранить нужную информацию;

обязательно выбирается дата начальных остатков, которая должна совпадать с датой закрытия старой базы данных. В новой версии все операции и проводки не должны быть ранее установленного числа;

если переносить остатки планируется в середине года, отчеты за предыдущие кварталы отмечаются как обороты. Для незакрытых периодов документы формируются уже в новой БД;

при использовании программы для формирования регламентированной отчетности историю закрытых периодов лучше не переносить. Оптимальный вариант – выбирать данные на день начальных остатков;

после переноса нельзя использовать несколько вариантов программного обеспечения. Вся работа должна вестись только в одной версии.

Подготовка базы данных к переносу является важным этапом. Выполнение указанных выше рекомендаций практически гарантирует отсутствие ошибок. В результате организация может быстрее перейти на использование нового ПО и минимизировать финансовые потери.

Последовательность действий при переносе остатков

Для большинства организаций вопрос, как перенести остатки в новую базу 1С 8.3, решается посредством выгрузки данных в формате XML и последующей загрузки в новую версию программного обеспечения. Операция универсальна и эффективно применяется вне зависимости от используемой конфигурации системы.

При экспорте можно выбирать счета, продукцию с отбором по складу и виду стоимости. Последовательность действий следующая:

пользователь с соответствующими правами выбирает операцию «Универсальный обмен данными с XML». Обязательно необходимо указывать путь, по которому планируется экспорт информации;

пользователь вводит параметры выгрузки. Обязательно заполняется организация, дата выгрузки остатков, склад и тип стоимости;

после завершения ввода обязательной информации осуществляется экспорт базы данных по ранее сохраненному пути;

в новой версии 1С перенести остатки можно с помощью аналогичной операции «Универсальный обмен данными с XML». В 1С Бухгалтерия выполняется импорт, загружаются данные из файла, путь к которому требуется указать в явном виде.

Если конфигурации в 1С являются однотипными, использование экспорта-импорта в формате XML является наиболее простым и эффективным способом переноса остатков. При различиях в структуре баз данных старой и новой версии корректность операций вызывает сомнения. Лучше всего пригласить для проведения работ квалифицированных специалистов.

Последовательность ручного переноса остатков

Если имеется потребность в переносе остатков вручную, в системе 1С 8.3 для этого предусмотрен документ «Ввод начальных остатков». При выполнении операции производится деление по разделам учета и группам счетов. При наличии нескольких организаций в одной базе, перенос осуществляется отдельно по каждой из них.

При вводе данных отсутствует возможность ввода остатков по всей группе счетов. Если в 1С ведется аналитика счета, перенос осуществляется в соответствующем разрезе. Обязательно устанавливается дата, с которой будут действовать остатки. При отсутствии введенного числа кнопка «Ввести остатки по счету» скрывается, является недоступной.

После заполнения данных и нажатия кнопки ввода остатков создается документ, работа в котором ведется стандартным образом. Ручной перенос остатков возможен не только из других версий 1С, но и из сторонних бухгалтерских программ. 

Работы по экспорту-импорту данных не занимают много времени и усилий, если используются базовые модификации продукта 1С. При работе в индивидуальных конфигурациях лучше всего воспользоваться помощью специалистов. Это поможет минимизировать количество и степень влияния ошибок. 

Возможные проблемы при переносе остатков

Выполнение операций переноса в большинстве случаев проходит безболезненно для организации, если подготовка выполнена качественно. Для компаний, отгружающих товар с последующей оплатой, основной вопрос заключается в способах возврата по отгрузкам прошедших периодов. Интервал между передачей продукции и последующим возвратом может достигать нескольких месяцев. Если в это время произошел перенос остатков в новую базу данных, с оформлением документов могут возникнуть сложности.

Для решения данной проблемы используются два варианта. В первом случае возврат оформляется как новое поступление продукции на склад. Второй способ предполагает последовательный перенос документов за прошедшие периоды и доработку новой конфигурации программного обеспечения. В результате таких действий возвраты проводятся на основании непрошедшей продажи.

В некоторых случаях в новую базу данных переносятся документы со статусом «Удалено». Для исключения таких проводок потребуется перейти в меню «Администрирование» и выбрать пункт «Удаление помеченных объектов». Если в документах присутствуют ссылки на рабочие объект, удалить их не получится. В таких ситуациях пользователю необходимо вручную найти такие документы и удалить имеющиеся ссылки. После этого операция пройдет без ошибок. 

Перенос остатков является стандартной операцией, к которой часто прибегают различные организации. При выборе способа лучше всего воспользоваться экспортом и последующим импортом с помощью XML шаблонов. Реже выбирается вариант с ручным переносом. В обоих случаях грамотная подготовка и привлечение специалистов помогают быстро и безошибочно выполнить подобные действия.

Подружись с нами в соцсетях 🙂

И узнай больше о жизни компании, наших проектах и корпоративной жизни.